Redakcja: członkostwo w Unii Europejskiej daje polskim przedsiębiorcom szerokie możliwości rozwoju, w tym oferowania swoich usług na rynki zagraniczne, a tym samym działania m.in. na terytorium Niemiec. Wydaje się, że z tej możliwości korzysta wielu przedsiębiorców, w tym działających w branży pośrednictwa pracy i HR?

Prawnik Niemcy: zgadza się. Do naszej Kancelarii zgłaszają się przedsiębiorcy, którzy albo już prowadzą działalność, kierując swoje usługi na terytorium Niemiec, albo dopiero planują takie działania podjąć. Dotyczy to także przedsiębiorców z branży pośrednictwa pracy oraz branży pracy tymczasowej.

Redakcja: skoro przedsiębiorca prowadzi już agencję pracy to po co mu pomoc kancelarii prawnej?

Prawnik Niemcy: najczęściej dlatego, iż przedsiębiorca do tej pory działał wyłącznie na rynku polskim, a teraz chce oferować swoje usługi i kierować pracowników także na rynek niemiecki. Zdarza się także, że przedsiębiorca już deleguje pracowników do Niemiec i natrafia przy tym na różne pytania natury prawnej, które pragnie wyjaśnić. Niejednokrotnie przedsiębiorcy potrzebne jest także wsparcie w zakresie skonstruowania odpowiedniego pakietu umów i innych dokumentów, a to wymaga przeanalizowania niemieckich przepisów szeroko rozumianego prawa pracy, równolegle z regulacjami polskimi. Ma ta olbrzymie znaczenie – kary za nieprawidłowości w zakresie delegowania pracowników, w tym ich wynagradzania, wynoszą do 500 000 €

Redakcja: czy kary te dotyczą tylko niemieckich czy również polskich firm?

Prawnik Niemcy: zarówno niemieckich jak i polskich agencji pracy, jeżeli delegują oni pracowników na rynek niemiecki. To na pracodawcy, który jest agencją pracy, spoczywa obowiązek w zakresie odpowiedniego wynagradzania pracownika tymczasowego m.in. w oparciu o regułę equal pay i uwarunkowania wynikające z układów zbiorowych pracy, dopełnienia obowiązków związanych z kwestiami ubezpieczeniowymi czy dokonaniem odpowiednich zgłoszeń. Ponadto należy pamiętać o uzyskaniu niezbędnych certyfikatów dla agencji pracy zarówno w Niemczech, jak i w Polsce.

Redakcja: czyli oznacza to, że pomimo tego, że agencja pracy jest zarejestrowana w Polsce będzie musiała przestrzegać także przepisów prawa niemieckiego?

Prawnik Niemcy: tak. W przypadku polskiej agencji pracy sytuacja jest o tyle wymagająca, że istnieje konieczność przestrzegania niemieckich i polskich regulacji, wynikających m.in. z polskiej Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz niemieckiej Ustawy o pracownikach tymczasowych. Trudność polega także na stworzeniu takich dokumentów, w szczególności umów, które będą odpowiadały wymogom stawianym przez oba porządki prawne, a co więcej będą skonstruowane w dwóch wersjach językowych polskiej i niemieckiej, także po to, aby w razie kontroli można było je przedstawić odpowiedniemu organowi – polskiemu albo niemieckiemu.

Redakcja: to może lepszym rozwiązaniem jest założenie niemieckiej agencji pracy?

Prawnik Niemcy: jest to kwestia decyzji biznesowej, którą każdy przedsiębiorca musi podjąć samodzielnie. Ważne, aby decyzję tę podjąć po wnikliwym rozważeniu wszelkich „za” i „przeciw”, także w kontekście uregulowań prawnych obowiązujących w Polsce i w Niemczech, z uwzględnieniem ich podobieństw i odrębności. Trzeba brać pod uwagę m.in. różnice w prawie pracy, obowiązujące w tych dwóch porządkach prawnych. Przykładowo – z reguły koszty związane z zatrudnieniem pracownika w Polsce są niższe niż w Niemczech, ale podczas zwolnienia chorobowego polski pracodawca nie ma możliwości wypowiedzenia stosunku pracy, w Niemczech jest natomiast odwrotnie. A to przekłada się bezpośrednio na koszty prowadzonej działalności. Właśnie wszelkie tego typu niuanse wymagają wnikliwego rozważenia. Jeżeli sami nie potrafimy ich wychwycić, racjonalnym jest skorzystanie z pomocy prawnika, który wskaże nam na tego typu odrębności, np. w formie wyczerpującej opinii prawnej.

Redakcja: to od czego zacząć?

Prawnik Niemcy: najpierw musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, w jakiej formie chcemy prowadzić agencję pracy – czy będzie to choćby spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółka komandytowa, nie jest wykluczone także prowadzenie agencji pracy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Każda z tych i innych, form ma wady i zalety, wynikające z uregulowań prawnych, dotyczących także sfery podatkowej. Warto zatem skonsultować się także z doradcą podatkowym.

Redakcja: a co potem?

Prawnik Niemcy: w oparciu o wiedzę, którą posiadamy (albo zdobywamy dzięki współpracy z prawnikiem) musimy zdecydować, czy podmiot będący agencją pracy zarejestrowany będzie w Polsce, czy w Niemczech. Po podjęciu tej decyzji można przystąpić do utworzenia podmiotu. W międzyczasie warto zadbać o konstruowanie pakietu dokumentów, który będzie nam niezbędny do prowadzenia działalności – czyli głownie wzorów wszelkich umów i formularzy.

Redakcja: wspominaliśmy o konieczności uzyskania niezbędnych zezwoleń, kiedy należy o nie wystąpić?

Prawnik Niemcy: najlepiej od razu po utworzeniu agencji pracy, w każdym razie koniecznie przed rozpoczęciem działań związanych z pozyskiwaniem i delegowaniem pracowników. Warto wspomnieć, że przy wpisie do polskiego Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (w skrócie: KRAZ), otrzymuje się specjalny numer, który należy umieszczać we wszelkich dokumentach, w tym także ogłoszeniach prezentujących propozycje zatrudnienia, umieszczanych w Internecie.

Redakcja: co chwilę wspominamy tutaj o kolejnych wymaganiach, ale wydaje się, że tematu w dalszym ciągu nie wyczerpaliśmy?

Prawnik Niemcy: absolutnie nie. Wymogów, które stawiane są przed agencjami pracy, zarówno w Polsce jak i w Niemczech, jest naprawdę wiele. Kary za ich niedotrzymanie są wysokie. Daleko idące nieprawidłowości mogą być karane nie tylko poprzez niezmiernie wysokie kary finansowe, ale w skrajnych przypadkach także poprzez pozbawienie wolności. Niezmiernie istotnym jest, aby dopełnić wszelkich wymogów stawianych przez polski i niemiecki porządek prawny, ale jednocześnie, aby nie cierpiała na tym przejrzystość dokumentów, którym będziemy się posługiwać w naszej codziennej działalności oraz aby łatwo można było dostosować ich treść we fragmentach, w których wymagają one edycji w stosunku do każdego pracownika czy pracodawcy użytkownika. Dlatego warto przemyśleć kwestię skonsultowania się z prawnikiem – specjalistą, z którym będziemy mogli omówić całokształt kwestii prawnych związanych z prowadzeniem agencji pracy albo tylko jednostkowe, nurtujące nas kwestie. Jeżeli czujemy, że potrzebujemy wsparcia także na etapie konstruowania umów i zapoznania się wymogami, które stawiają przed nami polskie i niemieckie przepisy, warto porozmawiać z prawnikiem, który płynnie porusza się w tych obu porządkach prawnych.